- El format de cel·les defineix com es mostren les dades sense alterar el valor real que utilitza l'Excel per calcular.
- Les categories bàsiques (Nombre, Moneda, Data, Hora, Percentatge, Text, Especial) cobreixen la majoria de necessitats habituals.
- Els formats personalitzats permeten combinar símbols, text i colors per crear presentacions molt específiques.
- Conèixer la sintaxi de 0, #, ?, cometes, colors i seccions amb ; és clau per a exàmens i ús professional dExcel.
Dominar el format de cel·les a l'Excel marca la diferència entre un full cutre i un document professional que s'entén d'una ullada. No es tracta només de «posar-ho bonic»: el format correcte fa que l'Excel interpreti bé les dades i pugui calcular sense errors, una cosa clau en treball d'oficina, oposicions i en qualsevol gestió de dades seriosa.
Quan apliques un format adequat a cada cel·la, tries com es veuen els números, dates, textos, monedes, percentatges o codis especials, sense canviar el valor real amb què Excel calcula. A més, amb els formats personalitzats pots aconseguir resultats molt específics: afegir unitats, ressaltar negatius en vermell, mostrar dates amb un estil concret o fins i tot amagar valors.
Què és exactament el format de cel·les en Excel
A Excel, cada cel·la és com un contenidor amb dues capes : d'una banda el valor real (amb què es fan les operacions) i de l'altra la forma en què es mostra aquest valor en pantalla. El quadre de diàleg Format de cel·les és el tauler de control on decideixes com vols que es vegi el que hi ha dins.
Això significa que podeu canviar totalment l'aparença d'una cel·la (nombre de decimals, símbol de moneda, color, tipus de lletra, data, text, etc.) sense alterar la dada que utilitza l'Excel per sumar, restar o fer qualsevol fórmula. Per això el formateig no és només estètica, sinó una part funcional del maneig del full de càlcul.
Per treballar bé amb l'Excel és imprescindible assignar el format correcte a cada rang de cel·les: si una cel·la conté una data, ha de tenir format de data; si conté un percentatge, heu de portar format de percentatge; si és un codi postal, potser us convindrà un format especial perquè no es perdin zeros a l'esquerra i comprendre funcions com la funció ISOMITTED.
Si introdueixes números barrejats amb text (per exemple «10 kg») sense fer servir format, Excel ja no el tractarà com a número sinó com a cadena alfanumèrica , i moltes operacions et tornaran errors o resultats inesperats. Precisament per evitar això entren en joc els formats personalitzats.
Com obrir el quadre de format de cel·les
Excel ofereix diverses maneres d'accedir a les opcions de format , perquè utilitzeu la que us resulti més còmoda en cada moment. Totes porten al mateix quadre de diàleg, on després pots triar categoria (Nombre, Moneda, Data, Personalitzada, etc.).
Pots obrir el quadre de Format de cel·les des del botó dret: selecciona un rang, fes clic dret sobre les cel·les i escull «Format de cel·les». És probablement la ruta més utilitzada quan ja esteu treballant sobre una zona concreta del full.
També ho teniu a la cinta d'opcions: a la pestanya Inici , dins del grup «Cel·les», hi ha l'opció «Format» i, a dins, l'accés al quadre de format de cel·les. Al grup «Número» de la mateixa pestanya pots desplegar més opcions i entrar igualment al quadre avançat.
La via més ràpida, i la que convé memoritzar sobretot si estàs preparant oposicions, és la drecera de teclat Ctrl+1 . Només cal seleccionar la cel·la o el rang, prémer aquesta combinació i s'obre directament el quadre de «Format de cel·les», col·locant-te a la pestanya «Nombre».
Un cop dins, veuràs a la part esquerra les categories de format (General, Número, Moneda, Comptabilitat, Data, Hora, Percentatge, Fracció, Científica, Text, Especial i Personalitzada). A la dreta, la zona Tipus on es defineix el format concret i la secció Mostra, que t'ensenya com quedarà el valor de la cel·la amb el format escollit.
Formats bàsics de número i text en Excel
La categoria General és el format per defecte d'Excel. No aplica cap màscara especial: mostra els números d'una manera estàndard i, en funció del que escriguis, l'Excel decideix si el tracta com a número, data, text, etc. És útil quan no necessites cap presentació específica, però es queda curt quan vols un mínim de control.
El format «Nombre» és dels més usats perquè permet definir decimals i separadors . Amb ell pots activar la separació de milers, augmentar o disminuir el nombre de decimals visibles (per defecte solen ser 2) i triar com es mostraran els números negatius (amb signe, vermell, entre parèntesis, etc.). Això facilita molt la interpretació de llistats llargs de dades.
El format «Moneda» afegeix a això la possibilitat d'escollir un símbol de divisa per a tots els valors: euros, dòlars, lliures i un llarg etcètera. Només cal obrir la llista «Símbol» i seleccionar la moneda que vols. Igual que a Número, pots ajustar els decimals i l'estil dels negatius.
El format Comptabilitat també treballa amb divises, però alinea els símbols de moneda i els imports d'una forma especial, deixant els símbols en una columna i els números centrats a la cel·la. És un acabat més «comptable» que estètic, no sempre pràctic, però existeix per als que necessitin aquesta presentació clàssica de balanç o llibre més gran.
Si tries «Text» com a format de cel·la, forces a Excel a tractar el contingut literalment , tal com el tecleges. Això és molt útil quan voleu que no s'interpretin coses com ara dates, codis numèrics amb zeros a l'esquerra, referències o cadenes específiques. La contrapartida és que, mentre estigui com a text, aquest contingut no es podrà fer servir directament en operacions aritmètiques.
Formats per a dates i hores
El tractament de dates a Excel té truc: internament, cada data és en realitat un nombre de dies des de l'1-1-1900 . Si apliques un format de número a una data, veuràs precisament aquest comptador. Per això és tan important assignar bé el format de data perquè es vegi el que vols (dia, mes, any) i no un número aparentment rar.
A la categoria «Data» pots triar diferents maneres de mostrar la data : només amb números, amb mes en text abreujat o complet, amb any curt (dues xifres) o llarg (quatre xifres), o combinacions variades. A més, molts formats depenen de la configuració regional del vostre sistema: idioma, format de dia/mes/any, etc.
Per a les hores, l'apartat «Hora» ofereix un ventall de formats amb diferents nivells de detall : podeu mostrar només hores i minuts, incloure segons, utilitzar format de 24 hores o el típic de 12 hores amb AM/PM. També aquí trobareu formats amb asterisc, que s'adapten automàticament si canvieu la configuració regional de Windows.
En els formats de data personalitzats, les lletres clau són d, mi a. Amb d, dd, ddd o dddd controles si es mostra el dia amb un o dos dígits, o com a abreviatura o nom complet del dia de la setmana. Amb m, mm, mmm, mmmm decideixes si el mes apareix com a número, abreviatura o nom complet, i amb aa o aaaa defineixes si l'any es veu curt o llarg.
Per a les hores, es fan servir h per a les hores, m per als minuts i per als segons, amb una o dues lletres segons vulguis un o dos dígits. Per exemple, hh:mm:ss mostrarà 01:05:09, mentre que h:m:s podria aparèixer com a 1:5:9. A més, pots afegir AM/PM per treballar amb format de 12 hores i fer servir el caràcter «:» com a separador.
Percentatge, fracció, notació científica i formats especials
El format «Percentatge» és imprescindible quan treballes amb proporcions o ràtios . En aplicar-lo, Excel interpreta el valor 0,15 com a 15%, 1 com a 100%, etc., i pots definir el nombre de decimals a mostrar. És molt utilitzat en informes financers, anàlisi de dades i exàmens dExcel.
El format «Fracció» converteix un nombre en una representació fraccionària segons el tipus que seleccionis: fraccions simples, vuitens, setzens, etc. És especialment útil en contextos matemàtics, estadístics o tècnics on tingui sentit mostrar fraccions en comptes de llargs decimals.
L'opció «Científica» mostra els valors en notació exponencial del tipus 1,23E+06 , és a dir, 1,23 × 10 elevat a 6. És un format molt pràctic quan maneges números molt grans o molt petits, com dades científiques, mesuraments, càlculs d'enginyeria o estadístiques avançades.
Dins de «Especial» trobaràs formats preparats per a certs codis habituals , com ara números de telèfon, codis postals o números de la seguretat social (depenent de l'idioma/regió). La seva funció és mostrar correctament aquestes dades respectant zeros a l'esquerra o estructures particulars sense haver d'inventar un format manualment.
Més enllà d'aquestes categories, l'Excel inclou la secció «Personalitzada», on podeu crear les vostres pròpies màscares barrejant símbols i text. Aquesta part és la que més sol caure en exàmens d' informàtica per a oposicions , perquè permet dissenyar gairebé qualsevol forma de presentació que se'ls acudeixi als tribunals.
Què són els formats personalitzats a Excel
Un format personalitzat és una regla que indica com s'ha de mostrar el contingut d'una cel·la, sense modificar en cap moment el valor intern que l'Excel utilitza per calcular. Així, pots afegir unitats (kg, uds, €), text explicatiu o colors, però les fórmules segueixen operant només amb els números.
Imagina una taula amb quantitats, preu unitari, pes unitari, pes total, import total i preu mitjà. Si en una columna escrius «10 kg» directament a la cel·la, aquest valor deixa de ser numèric i les fórmules que intentin multiplicar-ho donaran error . En canvi, si n'escrius només 10 i apliques un format personalitzat que mostri «10 kg», l'Excel continua podent multiplicar aquesta quantitat sense problemes.
Els formats personalitzats es defineixen a la categoria «Personalitzada» dins del quadre de format de cel·les. Veureu un llistat amb diversos formats ja predefinits que podeu utilitzar tal qual, modificar o prendre com a base per crear el vostre. A la caixa «Tipus» escrius el codi de format, ia «Mostra» veus una vista prèvia aplicada al contingut actual de la cel·la.
L'estructura d'un format personalitzat es divideix en fins quatre seccions separades per punt i coma (;):
Format per a positius; Format per a negatius; Format per a zeros; Format per a textos.
No és obligatori definir les quatre parts. Si només vols formatar, per exemple, els números negatius, podries fer servir alguna cosa com ;-0.000;; . Aquí estàs deixant en blanc la secció de positius, la de zeros i la de textos, i definint únicament l'aspecte dels valors negatius (tres decimals amb menys signe). Excel utilitzarà el format estàndard o mostrarà buit a les seccions que quedin sense definir.
Símbols i comodins clau en els formats personalitzats
Perquè els formats personalitzats facin màgia necessites conèixer el seu alfabet de símbols . Cada caràcter té un comportament concret, i combinant-los aconsegueixes la presentació exacta que et demanen en exercicis, informes o exàmens.
Els símbols fonamentals per a números són tres: 0, # i ? . El 0 obliga a mostrar un dígit, fins i tot si és un zero que no aporta valor, emplenant amb zeros a l'esquerra oa la dreta quan calgui. El símbol # indica «dígit significatiu»: si el número no té més dígits, no s'emplena amb zeros. El signe d'interrogació (?) reserva espais per a dígits no significatius, però en blanc, la qual cosa ajuda a alinear números pel separador decimal.
Per exemple, un format 0 farà que un valor com a 16,817 es mostri com a 17, encara que internament segueixi sent 16,817. Un format # mostrarà només els dígits significatius sense forçar zeros extra. Amb combinacions tipus 0,0; 0,00; #,##0 o #,##0,00 decideixes quants decimals vols i si s'inclou el separador de milers.
El punt (.) i la coma (,) tenen diferents comportaments segons la configuració regional , però en general s'usen com a separador decimal i separador de milers dins del format. Exemple típic: #.##0,00 per mostrar un nombre amb milers i dos decimals, de manera que 1234 es veuria com a 1.234,00.
El símbol de percentatge % insereix el signe % i ajusta el valor segons correspongui. Les lletres E oe seguides de + o – (E+, E-, e+, e-) activen la notació científica. Altres símbols com +, -, /, parèntesi, el signe de dòlar $, el símbol d'euro € o qualsevol caràcter literal es poden mostrar posant el caràcter tal com entre cometes si és text.
Si necessiteu repetir un caràcter fins a omplir l'amplada de la cel·la, utilitzeu l'asterisc (*). Per exemple, en un format 0,00* s'emplenarà amb el darrer caràcter especificat fins a ocupar l'espai disponible; si ho escrius com *.0,00 , repetirà el caràcter abans del número. Això és útil per crear efectes visuals, línies puntejades o farcits automàtics.
Ús de text, colors i màscara de contingut
Per barrejar números amb text fix dins del format, es fan servir cometes dobles . Tot el que vagi entre cometes es mostrarà literalment, mentre que la resta del codi s'interpreta com a part del format. Per exemple, un format 0,00″ kg” farà que un valor 12,5 aparegui com a 12,50 kg sense que hàgiu d'escriure “kg” a la cel·la.
El símbol arrova (@) serveix per representar el contingut textual de la cel·la en formats personalitzats. Si defineixes un format per a la quarta secció (la de text) de l'estil Atenció: @ , quan la cel·la contingui text es mostrarà Atenció: seguit del valor original. Es fa servir molt per etiquetar automàticament certs camps sense duplicar informació.
Una altra característica potent és la possibilitat d'aplicar colors des del propi format . Es fa escrivint el nom del color entre claudàtors a l'inici de la secció: , , , , , , , , . També podeu utilitzar , on n és un nombre entre 0 i 56 que fa referència a la paleta interna d'Excel.
Un exemple típic seria una cosa com: 0,00;-0,00;»-«;»Atenció: «@ . Aquest format mostraria números positius en blau amb dos decimals, negatius en vermell amb signe menys, els zeros com un simple guió i els textos en verd precedits de la paraula Atenció:.
A més, els formats personalitzats permeten emmascarar valors , és a dir, amagar-los sense esborrar-los. Si deixes alguna de les seccions buides (per exemple, poses ;; per a positius i negatius, zeros i textos) Excel conserva el valor però no ho mostra en pantalla. Això es pot combinar amb colors o caràcters especials per construir informes més clars.
Exemples típics de formats personalitzats
Una de les plantilles més habituals és el format #.##0,00 , que mostra els números amb separador de milers i dos decimals. El valor 1234 es veuria com a 1.234,00; el 12,3 es mostraria com a 12,30; i un 0 apareixeria com a 0,00. És l'estil clàssic per a imports o quantitats a documents professionals.
Si vols afegir símbol d'euro ia més destacar els negatius en vermell, podries fer servir alguna cosa com #.##0 €;-#.##0 € . En aquest cas, la primera part formateja els positius amb el símbol €, i la segona fa el mateix però en vermell i amb signe negatiu. És una forma ràpida de localitzar pèrdues o despeses amb un cop de vista.
El comodí d'interrogació (?) també s'aprofita per fer servir espais. Un format # ?? fa que, per exemple, el número 1234 es presenti com a «12 34», reservant espais a la part decimal encara que no siguin valors significatius. Ajustant el número de ? pots controlar quants espais deixa i com s'alineen les xifres a columnes.
En contextos d'oposicions, és freqüent que demanin formats amb un patró molt concret, com ara «INVENTARI «#.###0,00% o similars. En aquests exercicis, només cal escriure a la casella «Tipus» del format personalitzat exactament els caràcters que indiquin a l'enunciat, combinant números, signes i cometes tal com es veu a la pregunta.
Una altra situació típica en exàmens és la de dates especials. Per exemple, us poden demanar restar 75 dies a una data i mostrar el resultat amb el format Any.Mes.Dia on l'any tingui quatre xifres, el mes dos i el dia pugui tenir una o dues. El format personalitzat adequat seria una mica tipus aaaa.mm.d , de manera que un dia 4 es mostrarà com a «4» i no com a «04».
Aplicació pràctica en exàmens d'Excel per a oposicions
Als exàmens d'Administratiu o Auxiliar Administratiu, els formats personalitzats són una font habitual de preguntes. Solen plantejar exercicis on el format predeterminat d'Excel no s'ajusta exactament al que demana l'enunciat, per tant has de recórrer a una màscara a mida.
Un exemple clàssic: et donen una data a una cel·la, demanen restar un nombre de dies i mostrar el resultat amb una composició concreta (per exemple, any amb quatre xifres, mes amb dues i dia amb una o dues). La fórmula per restar dies es fa directament (per exemple, =D2-75) i la resta és definir el format personalitzat de data, combinant a, mid amb punts o guions segons indiquin.
Un altre tipus de prova és el de donar format a dues columnes de números seguint especificacions exactes. Per exemple, que una columna es mostri com a #.###0,00% i una altra amb un patró diferent, sovint amb símbols fixos intercalats. Aquí la clau és escriure a la caixa «Tipus» el codi sense errors, respectant comes, punts, espais, signes de percentatge, etc.
Si tens clars els símbols (0, #, ?, «, «;», colors entre claudàtors, etc.) i entens que el valor subjacent no canvia, aquestes preguntes són força assequibles . La dificultat real sol ser recordar la sintaxi amb precisió i no confondre's en teclejar el format que demanen.
Treballar amb formats personalitzats no només t'ajuda a aprovar exàmens, sinó també a donar un acabat molt professional als teus fulls reals de treball, amb columnes alineades, unitats ben presentades i dades llestes per interpretar a primera vista.
Dominar els formats de cel·les en Excel, tant els bàsics com els personalitzats, et permet controlar al mil·límetre com es mostren números, dates, textos i codis especials, sense comprometre'n els càlculs. Amb pràctica, dreceres com Ctrl+1 i un bon maneig de símbols (0, #, ?, cometes, colors i seccions separades per punt i coma), els teus fulls de càlcul passen de ser simples taules a convertir-se en eines clares, precises i llistes per a qualsevol revisió tècnica o examen exigent.
